Jak skutecznie protokołować zebrania zarządu?
Jeśli niedawno powierzono Ci rolę protokolanta na zebraniu zarządu, być może denerwujesz się przed swoim pierwszym razem. Nie martw się! Sporządzanie protokołów nie jest tak skomplikowane i trudne, jak mogłoby się wydawać, i choć dokładność jest kluczowa, istnieje wiele sposobów, aby opanować to zadanie i stać się najwyższej klasy protokolantem!
Po pierwsze, musimy wyjaśnić, czym jest protokół. Protokół z zebrania zarządu jest odzwierciedleniem tego, co było przedmiotem dyskusji, działań, o których zadecydowano, oraz terminów, w jakich działania te powinny zostać zakończone. Musisz być tak dokładny i precyzyjny, jak to tylko możliwe, ponieważ w przyszłości, gdy ktoś będzie chciał zadać pytania na temat dyskusji, które miały miejsce na spotkaniu, będzie chciał zobaczyć właśnie Twój protokół.
Oprócz notowania szczegółów spotkania będziesz także odpowiedzialny za inne zadania związane z tą funkcją, takie jak przygotowywanie porządku obrad, jego dystrybucja, pisanie protokołów, ich zatwierdzanie i późniejsze rozpowszechnianie. Do Twoich obowiązków będzie należało również przygotowanie sali konferencyjnej, a więc zadbanie o to, by stół w sali konferencyjnej był prawidłowo ustawiony, a wszelkie urządzenia (np. tablica lub laptop) znajdowały się tam, gdzie powinny. Powinieneś także upewnić się, że masz wystarczającą liczbę krzeseł do sali konferencyjnej w stosunku do liczby uczestników spotkania.
Jak protokołować
Mitem spotkań w sali konferencyjnej jest to, że protokolant musi sporządzać protokół w formie skróconej. Protokoły sporządza się w taki sposób, w jaki jest to wygodne, a więc można je pisać na bieżąco, zapisywać, używać przypadkowych skrótów lub bazgrać - najważniejsze jest, aby wszystko zapisać i móc odczytać po zapisaniu. Jest to kwestia indywidualna i zależy od tego, co jest dla Ciebie wygodne.
Protokół powinien zawierać:
- datę i godzinę spotkania
- Kto był obecny - najlepiej ocenić to na podstawie podpisanego rejestru, który będzie przekazywany dalej, zgodnie z układem sali posiedzeń zarządu (np. rejestr będzie przekazywany zgodnie z ruchem wskazówek zegara lub przeciwnie do ruchu wskazówek zegara i na tej podstawie można ocenić, kto co powiedział)
- Nazwisko przewodniczącego, np. osoby prowadzącej zebranie
- ewentualne przeprosiny osób nieobecnych
- ewentualne poprawki do protokołu z poprzedniego zebrania
- Sekcja dla każdego punktu porządku obrad, w tym co było przedmiotem dyskusji
- Ustalone działania, osoby odpowiedzialne oraz harmonogram działań w odniesieniu do każdego punktu porządku obrad (jeśli ma to być działanie)
- Inne sprawy - każdy zostanie zapytany, czy ma coś jeszcze do omówienia; należy to zanotować w rubrykach
- Data i godzina następnego spotkania
Spisywanie protokołu
Nawet jeśli protokół został napisany na maszynie w trakcie jego sporządzania, nadal trzeba go przejrzeć i przynajmniej zredagować. Każda organizacja ma swój własny ogólny układ i format protokołu, dlatego warto zapytać kolegów i skopiować poprzedni układ protokołów z innych spotkań.
Poniżej znajduje się kilka wskazówek, co należy, a czego nie należy umieszczać w protokole:
- Unikaj zapisywania wszelkich podżegających dyskusji lub osobistych uwag. Zdarza się, że delegaci schodzą z tematu i nie ma potrzeby zapisywania takich rzeczy na papierze.
- Nie trzeba notować wszystkiego dosłownie, np. nie trzeba pisać słowo w słowo, zwłaszcza jeśli w grę wchodzi wulgaryzm!
- Unikaj zbytniego zagłębiania się w szczegóły, które nie są konieczne. Wystarczy napisać krótkie podsumowanie dyskusji, a najważniejszą rzeczą, jaką należy zanotować, są wszelkie działania, o których zdecydowano.
- Pamiętaj, że protokół z zebrania jest formalnym dokumentem, który może być wykorzystany w przyszłości w postępowaniu sądowym, dlatego unikaj zapisywania rzeczy, których nie jesteś pewien.
Najlepiej jest sporządzić protokół jak najszybciej po zebraniu, aby wszystko było jeszcze jasne w Twojej głowie. Jeśli zostawisz go na tydzień lub dłużej, na pewno o czymś zapomnisz lub źle zinterpretujesz to, co zapisałeś.
Kolejną wskazówką jest zapewnienie sobie wygodnej pozycji podczas protokołowania. Jeśli siedzisz na krześle, które jest zbyt twarde lub po prostu nie jest podtrzymujące, Twój umysł nie będzie koncentrował się na wykonywanej pracy. Sprawdź meble biurowe Londyn w Internecie, aby uzyskać wygodne meble do sali konferencyjnej, ze stylowym akcentem. Możesz nawet skorzystać z innych modnych mebli do sal konferencyjnych, takich jak modułowe meble biurowe, aby zapewnić komfort sobie i swoim delegatom.
Niezależnie od tego, jaki sposób protokołowania wybierzesz, pamiętaj, że przyjmując tę rolę, zajmujesz ważną pozycję. Mimo to, rzeczywistość nigdy nie jest tak trudna, jak Ci się wydaje, a po pierwszym razie będziesz śmigać!
Czy byłeś już wcześniej protokolantem? Czy masz jakieś wskazówki, którymi mógłbyś się podzielić?
