Rekrutacja 101

• 8 czerwca 2022
• Robert Krzemiński
• Wybieramy meble biurowe

Jest bardzo prawdopodobne, że w którymś momencie swojej kariery menedżerskiej będziesz musiał zamieścić ogłoszenie o poszukiwaniu nowego pracownika na jedno z krzeseł biurowych. Może to być konieczność uzupełnienia stanowiska, które ktoś opuścił, a może być tak, że zdecydowałeś się stworzyć zupełnie nowe stanowisko, które zwiększy ogólną produktywność istniejącego biura.

Niezależnie od sytuacji, ważne jest, aby zrobić to dobrze. Rekrutacja nie jest prostym procesem, a jeśli nie dysponujesz odpowiednimi informacjami, może kryć w sobie wiele potencjalnych pułapek. Odrób pracę domową, przemyśl wszystko bardzo dokładnie i zawsze sprawdzaj, czy działasz zgodnie z brytyjskim prawem pracy. W ten sposób unikniesz wszelkich problemów i znajdziesz idealną osobę na to stanowisko.

Aby pomóc Ci we wszystkich aspektach procesu rekrutacji, nie tylko odpowiednio, ale i zgodnie z najwyższymi standardami, przeprowadzimy Cię przez cały proces. Żadnych zmartwień, żadnego stresu!

Krótki przegląd procesu rekrutacji

Proces rekrutacji może być dość długi, w większości przypadków może trwać trzy miesiące lub dłużej. Czasami może trwać krócej, jeśli wybrana osoba nie musi składać wypowiedzenia z zachowaniem miesięcznego lub dłuższego okresu wypowiedzenia w obecnym miejscu pracy. Podstawowa procedura wygląda następująco:

• Określenie zapotrzebowania na nowego pracownika
• Podjęcie decyzji o godzinach i sposobie pracy, np. elastycznym lub standardowym
• Sporządzenie lub aktualizacja aktualnego opisu stanowiska pracy i specyfikacji osoby
• Ogłoszenie stanowiska
• udzielanie odpowiedzi na pytania dotyczące ogłoszenia
• Sporządzenie krótkiej listy kandydatów na rozmowę kwalifikacyjną i poinformowanie osób zakwalifikowanych
• Prowadzenie rozmów kwalifikacyjnych
• Podjęcie decyzji o wyborze odpowiedniej osoby na dane stanowisko i poinformowanie jej o tym
• Wypełnienie formalnych formalności związanych z rekrutacją i określenie daty rozpoczęcia pracy
• Opracowanie programu wprowadzającego

Każdy z tych punktów obejmuje wiele mniejszych zagadnień, ale cały proces może być dość długi. Z tego powodu, upewniając się, że wiesz o wszystkim, co należy zrobić i odpowiednio to zaplanować, możesz uniknąć dodatkowych opóźnień lub problemów po drodze.

Jak skutecznie zaplanować potrzeby kadrowe?

Nieodłączną częścią biznesu jest skuteczne planowanie. Trzeba wiedzieć, gdzie się jest teraz, gdzie się było, i wykorzystać te informacje do zaplanowania, dokąd chce się zmierzać w przyszłości. Planowanie to nie może odbywać się z nadzieją, lecz z wykorzystaniem solidnych danych i informacji o trendach, aby móc realistycznie podchodzić do planowania kosztów.

Na przykład, jeśli zatrudniasz zbyt wielu pracowników w swoim biurze, w końcu będziesz płacić dużo więcej niż wynosi budżet na pensje i będziesz mieć mniej wolnych środków na rozwój firmy i marketing. Ważne jest, aby upewnić się, że masz odpowiednią liczbę pracowników do wykonywania zadań, które musisz wykonać, że masz odpowiednią ilość eleganckich mebli biurowych dla każdego z nich, i że nie próbujesz uzyskać zbyt wiele z pracowników, których masz, np. nie próbujesz zmniejszyć liczby pracowników, gdy masz więcej pracy do wykonania. Odpowiednia liczba pracowników przy biurkach sprawi, że będą oni pracować najlepiej jak potrafią, ponieważ nie będą zestresowani i przeciążeni, a to oznacza wzrost wydajności. Ponadto pracownicy zyskają poczucie przynależności do środowiska biurowego.

Ważne jest także, aby zastanowić się, w jakich godzinach mają pracować Twoi pracownicy. Nie można nic zrobić z godzinami pracy obecnych pracowników bez konsultacji z nimi i sporządzenia nowej umowy o pracę, ale zanim nowy pracownik rozpocznie pracę, można wprowadzić zmiany w harmonogramie pracy. Na przykład, może chcesz, aby ten pracownik korzystał z elastycznego czasu pracy, a może chcesz, aby pracował mniej godzin niż osoba, która pierwotnie odeszła z pracy. Podjęcie tych decyzji przed zamieszczeniem ogłoszenia oznacza, że można przystąpić do działania, wiedząc, że wszystko jest gotowe, a w trakcie długiego procesu reklamowego jest mniej zamieszania.
Oznacza to również, że znacznie szybciej znajdziesz osobę, której szukasz.

Sporządzanie opisu stanowiska pracy i specyfikacji osoby

Następnym krokiem jest albo edycja obecnego opisu stanowiska i specyfikacji osoby, albo sporządzenie zupełnie nowych. Zanim przejdziemy dalej, przedstawmy w skrócie, czym są poszczególne dokumenty.

• Opis stanowiska pracy - przedstawia obowiązki i odpowiedzialność związane z danym stanowiskiem oraz to, komu podlega dana osoba.
• Specyfikacja osobowa - określa kwalifikacje i cechy, jakie powinien posiadać kandydat.

Ważne jest, aby oba te dokumenty zostały sfinalizowane przed przejściem do kolejnego etapu procesu rekrutacji.
Informacje zawarte w tych dokumentach pomagają potencjalnym pracownikom zorientować się, w co się pakują, jeśli będą ubiegać się o daną rolę, np. jakiego rodzaju zadania będą wykonywać przy biurku w biurze i jaki będzie ich zakres obowiązków. Pomaga to także w procesie selekcji i rozmowy kwalifikacyjnej, ponieważ mówi, na co zwracać uwagę.

Jeśli ogłoszenie dotyczy obsadzenia stanowiska, które ktoś opuścił, warto usiąść i zrobić burzę mózgów na podstawie tego dokumentu i sprawdzić, gdzie można wprowadzić zmiany. Z biegiem lat nikt nie pozostaje taki sam, a od czasu odejścia poprzedniej osoby prawdopodobnie pojawiły się nowe zadania. Jest to również okazja do dodania innych zadań do listy obowiązków tej osoby i być może odciążenia innego pracownika, który może mieć problemy z pracą.

Jeśli próbujesz sporządzić dokumenty dla zupełnie nowego stanowiska, będzie to wymagało nieco więcej pracy. W tym przypadku należy dokładnie przemyśleć rolę i jej zakres. Jakie obowiązki będą wykonywane przez daną osobę? Jak duża będzie ich odpowiedzialność? Przed kim będzie odpowiadać? Jakie są ograniczenia związane z tą rolą, jeśli chodzi o wynagrodzenie? Zapoznaj się z przykładowymi opisami stanowisk w Internecie, a także sprawdź, jakie obowiązki i zakres odpowiedzialności mają inni pracownicy na podobnych stanowiskach. W tym momencie możesz także zacząć zastanawiać się nad idealnym układem biura, w którym zmieściłby się nowy pracownik - być może jest to świetna okazja do zmiany otoczenia?

Gdy opis stanowiska i specyfikacja personalna zostaną zatwierdzone przez kierownictwo, można przejść do następnego kroku - ogłoszenia.

Ogłoszenie i selekcja kandydatów na stanowisko

W tym momencie należy napisać ogłoszenie o pracę. Przykładowe ogłoszenia można łatwo znaleźć w Internecie, można też wejść na strony internetowe z ofertami pracy i poszukać inspiracji - jest to prawdopodobnie najłatwiejsza część całego procesu! Jednak decyzja, gdzie zamieścić ogłoszenie, jest czymś, co należy dokładnie przemyśleć. W większości przypadków dobrym pomysłem jest zamieszczanie ogłoszeń na więcej niż jednej platformie, a coraz więcej firm wykorzystuje media społecznościowe jako narzędzie reklamowe.

Ogłoszenia można zamieszczać w:

• Urzędzie Pracy
• lokalnych gazetach
• Gazetach i czasopismach branżowych, jeśli dotyczy
• Internetowych portalach pracy
• Media społecznościowe

W dzisiejszych czasach większość ludzi szuka nowej pracy w Internecie, więc strony takie jak Indeed czy Monster są idealne do znalezienia szerokiego grona kandydatów. Musisz również podać szczegóły dotyczące sposobu, w jaki chcesz, aby kandydaci aplikowali. Jeśli zdecydujesz się na skorzystanie z portali z ofertami pracy, otrzymasz CV i dokumenty potwierdzające za pośrednictwem strony internetowej. W ten sposób unika się konieczności zadawania dodatkowych pytań przed rozpoczęciem procesu selekcji kandydatów i zasadniczo znacznie ułatwia się selekcję. W tym przypadku opis stanowiska i specyfikacja osobowa zostaną pobrane ze strony internetowej.

Jeśli zamierzasz zamieścić ogłoszenie w Urzędzie Pracy lub w gazetach, musisz podać link do pobrania opisu stanowiska lub musisz wysłać je ręcznie. Większość podań o pracę jest obecnie składana przez Internet.

Dobrym pomysłem jest dodanie kilku informacji o Twojej firmie i środowisku biurowym, ponieważ istnieje wiele elementów, które przyciągają do firmy nowych pracowników o wysokiej jakości. Na przykład, czy wiesz, że wystrój biura jest powiązany z rekrutacją najbardziej utalentowanych pracowników? Może dodaj kilka zdjęć swojego biura!

Ustal datę zamknięcia ogłoszenia, zwykle są to dwa tygodnie po jego zamieszczeniu, a następnie zbierz wszystkie aplikacje razem. Proces selekcji kandydatów może być długi i właśnie w tym momencie musimy wspomnieć o czymś bardzo ważnym - o dyskryminacji.

Dyskryminacja podczas selekcji lub rozmowy kwalifikacyjnej na podstawie czegokolwiek innego niż faktyczne zdolności kandydata do wykonywania danej pracy jest niezgodna z prawem. Na przykład nie można dyskryminować kandydata ze względu na płeć, rasę, niepełnosprawność, orientację seksualną, religię lub jakikolwiek inny element jego osobowości. Kiedy siedzisz przy stole w sali konferencyjnej i decydujesz, które aplikacje przejść do etapu rozmowy kwalifikacyjnej, a które pominąć, decyzja musi być całkowicie oparta na umiejętnościach, kwalifikacjach i doświadczeniu kandydata. Podobnie, pytania zadawane podczas rozmów kwalifikacyjnych nie mogą być w żaden sposób dyskryminujące.
Pamiętaj, że złe zarządzanie przyczyni się do utraty obecnych pracowników, a zachowania dyskryminacyjne są tego nieodłączną częścią.

Spośród kandydatów wybierz umiarkowaną liczbę osób, w zależności od tego, ile otrzymałeś zgłoszeń i ilu chciałbyś objąć dalszym etapem rekrutacji, a następnie wybierz termin rozmowy kwalifikacyjnej.

Jak zorganizować dzień rozmowy kwalifikacyjnej

Po sporządzeniu krótkiej listy kandydatów należy poinformować tych szczęśliwców o terminie rozmowy kwalifikacyjnej. Dobrym pomysłem jest zablokowanie całego dnia w swoim kalendarzu, więc nie popędzasz nikogo i nie obserwujesz zegara podczas gdy siedzisz wokół siedzenia w sali konferencyjnej, próbując zadawać pytania.

Kluczowe jest również przygotowanie w dniu rozmowy. Do dnia rozmowy kwalifikacyjnej należy podejść tak samo, jak do dużego spotkania, na którym trzeba wygłosić prezentację. Należy przemyśleć pytania przed dniem rozmowy i dwukrotnie sprawdzić, czy są one odpowiednie i wystarczająco wyczerpujące dla stanowiska, na które chcesz rekrutować. Kilka pomysłów na typy pytań, które powinieneś zadać na rozmowie kwalifikacyjnej, znajdziesz na tej infografice.

Źródło: http://jobloving.com/infographics/job-interview/infographic-infographic-recruiting-new-employees-ask-these-3-types-of-job-interview-quest-2

Warto również zaznaczyć, że należy zadawać wszystkim kandydatom te same pytania, aby zapewnić sprawiedliwość w całej rozmowie.

Mając uporządkowane pytania, czas pomyśleć o rozplanowaniu sali konferencyjnej. Upewnij się, że masz wystarczającą liczbę krzeseł dla kandydata i wszystkich członków zespołu przeprowadzającego rozmowę kwalifikacyjną, a także, że poinformowałeś recepcję o odbywających się rozmowach kwalifikacyjnych. Recepcjonista będzie witał kandydatów i wskazywał im właściwy kierunek lub prosił o zajęcie miejsc na kanapach w recepcji do czasu, gdy zostaną wywołani.

Pod wieloma względami Ty także jesteś przesłuchiwany. Pierwsze wrażenie bardzo się liczy, a jeśli fantastyczny kandydat wejdzie do Twojego biura i nie spodoba mu się to, co zobaczy, może nie przyjąć pracy, jeśli mu ją zaproponujesz. W takim przypadku być może trzeba będzie zaoferować pracę drugiemu wybrańcowi.

Dobrym pomysłem jest posiadanie pod ręką zapasowych kopii opisu stanowiska i specyfikacji osobistej, aby można było poprosić kandydata o odniesienie się do konkretnych punktów w trakcie zadawania pytań. Jeśli chodzi o to, ile osób powinno znaleźć się w zespole przeprowadzającym rozmowę kwalifikacyjną, zależy to od rodzaju stanowiska, na które prowadzona jest rozmowa. W przypadku stanowisk kierowniczych bardziej prawdopodobne jest, że będzie to panel osób, np. czterech lub nawet pięciu ankieterów. W przypadku standardowej pracy biurowej może być ich dwóch lub trzech.

Należy upewnić się, że kandydat ma pod ręką wodę, pamiętając o tym, że może być zdenerwowany i potrzebować jej do uspokojenia się. Powinieneś także zadbać o odpowiednią temperaturę w pomieszczeniu, ponieważ będziesz tam siedział przez dobrych kilka godzin, przeprowadzając rozmowy z kilkoma kandydatami, i chcesz, aby było Ci wygodnie! Mając to na uwadze, wybierz najbardziej odpowiednią formę siedzenia biurowego na długi dzień przed rozmową.

Wybór modułowych mebli biurowych do scenariuszy rozmów kwalifikacyjnych jest ogólnie dobrym pomysłem, ponieważ można je z łatwością przenosić z miejsca na miejsce. Jeśli w Twoim biurze są już takie meble, rozważ przeniesienie ich do pokoju rozmów kwalifikacyjnych, aby zapewnić dodatkową wygodę.

Poprosisz każdego kandydata o przybycie o określonej godzinie i powinieneś upewnić się, że zapewniłeś wystarczająco dużo miejsca pomiędzy poszczególnymi przedziałami. Oznacza to, że nie poganiasz każdej osoby i nie dajesz jej czasu na zabłyśnięcie, a także dajesz czas na omówienie między sobą wszelkich kwestii poruszonych przez kandydata i zanotowanie wszelkich uwag, o których nie chcesz zapomnieć przy podejmowaniu ostatecznej decyzji nieco później.

Jak przeprowadzać rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami

Po przygotowaniu sceny nadszedł czas, aby zabrać się do pracy i przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną z niecierpliwie oczekiwanymi kandydatami. Jeśli nigdy wcześniej nie prowadziłeś rozmowy kwalifikacyjnej, możesz być równie zdenerwowany jak sami kandydaci, ale pamiętaj, że to nie Ty jesteś w centrum uwagi, tak jak oni, i pod warunkiem, że odpowiednio się przygotowałeś i masz wszystkie informacje przed sobą, nie ma się czym denerwować.

Aby dowiedzieć się, jak przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną nie tylko odpowiednio, ale i dobrze, obejrzyj ten przydatny film.

W tym filmie znajduje się kilka przydatnych punktów i być może, jeśli jest to Twój pierwszy raz, możesz przeprowadzić praktyczną rozmowę z kolegą, aby uspokoić nerwy i przygotować scenę do znalezienia najlepszych nowych talentów.

Kilka punktów, o których należy pamiętać podczas rozmowy kwalifikacyjnej

• Pamiętaj, że kandydaci będą zdenerwowani, więc jeśli na początku będą się trochę jąkać lub sprawiać wrażenie zarumienionych, miej to na uwadze
• Upewnij się, że na zewnątrz pomieszczenia znajduje się znak informujący o tym, że rozmowa kwalifikacyjna trwa i nie należy jej przeszkadzać
• Poinformować osoby znajdujące się w biurach wokół sali, w której odbywa się rozmowa, aby w razie zauważenia osoby wyglądającej na zagubioną mogły pomóc w naprowadzeniu jej na właściwy kierunek
• Nie mieć przy sobie telefonu podczas rozmowy kwalifikacyjnej, ponieważ może to odwrócić uwagę od kandydata i wygląda bardzo nieprofesjonalnie
• Należy zorganizować miejsce pracy w biurze w sposób mniej superformalny, a bardziej swobodny, np. wygodna kabina lub ładny stolik do kawy z krzesłami, a nie długi stół konferencyjny i cztery osoby wpatrujące się w przerażonego kandydata na rozmowę!
• Nie pozwól, aby Twoje pytania stały się zamknięte, np. unikaj pytań, na które można odpowiedzieć tylko "tak" lub "nie". Zamiast tego należy zadbać o to, by pytania zawsze zachęcały do dyskusji.
• Uśmiechnij się i nawiąż kontakt wzrokowy, aby pomóc kandydatowi uspokoić się i otworzyć nieco bardziej, zwłaszcza jeśli nadal sprawia wrażenie zdenerwowanego. Czasami nerwy mogą naprawdę przytłumić blask danej osoby, przez co nie można dostrzec jej prawdziwego potencjału.
• Stosuj scenariusze, aby lepiej zrozumieć, jak dana osoba rzeczywiście zareagowałaby w danej sytuacji na danym stanowisku, zamiast zadawać pytania oparte na teorii
• Po zakończeniu rozmowy daj kandydatowi możliwość zadania pytań i poinformuj go, co będzie dalej, np. jak długo potrwa oczekiwanie na wynik, czy osoby, które nie przejdą pomyślnie, otrzymają list lub telefon itp.
• Podczas rozmowy należy robić notatki, ale nie należy poświęcać całego czasu na pisanie. Zachęcaj kandydata do mówienia, kiwając głową, wydając odgłosy zgody i upewniając się, że kandydat wie, że go słuchasz.

Rozmowa kwalifikacyjna nie jest trudnym procesem, jeśli przećwiczy się ją raz lub dwa razy, ale trzeba umieć wydobyć to, co najlepsze z osoby, która może zmagać się z nerwami. Używanie zachęcających słów i mowy ciała pomoże kandydatowi się zrelaksować, ale ważne jest też, aby zdawać sobie sprawę, że jeśli ktoś nie potrafi opanować nerwów podczas rozmowy kwalifikacyjnej, może to oznaczać, że nie poradzi sobie z presją w pracy.

Po zakończeniu rozmów kwalifikacyjnych można usiąść i przedyskutować, kogo wybrać, albo się z tym przespać. Zależy to od tego, z iloma osobami rozmawiałeś i jak bardzo jesteś zmęczony pod koniec dnia. Jeśli Ty i Twoi koledzy z panelu spędziliście cały dzień na rozmowach z jednym kandydatem po drugim, może się okazać, że jesteście nieco przytłoczeni i zmęczeni, a to nie jest najlepsza podstawa do podjęcia tak ważnej decyzji, jaką jest zatrudnienie osoby, która będzie siedziała w Twoim biurze przy meblach funky! W takim przypadku całkowicie dopuszczalne jest rozpoczęcie procesu selekcji kandydatów następnego dnia, a być może będziesz miał czas na zastanowienie się i wymyślenie kilku innych kwestii i pomysłów, o których możesz zapomnieć lub przeoczyć, jeśli będziesz się spieszyć.

Wybór idealnego kandydata

Jak więc wybrać jednego kandydata spośród kilku, z którymi przeprowadzono rozmowy? Może to być łatwy proces, może być zwycięzca, który wyróżniał się na tle innych i w tym przypadku decyzja jest łatwa. Bardziej prawdopodobny jest jednak scenariusz, w którym trzeba się zastanawiać nad dwoma lub trzema kandydatami o wysokiej jakości, a decyzja prawdopodobnie zostanie podjęta na podstawie niewielkiej różnicy.
Na przykład może się okazać, że jeden z kandydatów ma po prostu sześć miesięcy doświadczenia więcej niż inny.

Podejmując decyzję, należy zadać sobie następujące pytania

• Jaki dodatkowy wymiar wniosłaby ta osoba do firmy?
• Czy osoba ta będzie łatwo dopasowywać się do innych pracowników w biurze?
• Jakiego szkolenia będzie potrzebowała ta osoba, np. jeśli nie ma tak dużego doświadczenia?
• Czy osoba ta będzie się dobrze czuła, siedząc przy szklanym stole konferencyjnym i współpracując z innymi?
• Czy ta osoba jest chętna do nauki i rozwoju?
• Czy ta osoba rzeczywiście ma odpowiednie kwalifikacje, umiejętności i doświadczenie do pełnienia tej roli?
• Czy widzisz tę osobę jako osobę, która pomoże firmie przejść na wyższy poziom?
• Jaki jest jej typ osobowości? Jaki styl zarządzania będzie jej odpowiadał i czy pasuje on do tego, co już masz w firmie?
• Czy osoba ta wydaje się łatwo motywować?
• Jakie wyzwania możesz przewidzieć, jeśli zatrudnisz tę osobę?

Zadając te pytania, będziesz w stanie wyodrębnić kandydatów, którzy prowadzili wyrównany wyścig, i choć może się okazać, że wystarczy drobna różnica, aby ich rozdzielić, powinieneś być w stanie wybrać zwycięzcę z całej grupy.

Następnie nadszedł czas, aby przekazać im dobrą wiadomość! Najczęstszą sytuacją jest zadzwonienie najpierw do osoby, która ma otrzymać ofertę pracy, na wszelki wypadek, gdyby zdecydowała się odmówić. W takim przypadku oferta trafiłaby do drugiej osoby z Twojej krótkiej listy. Jest to jednak mało prawdopodobne, ale warto o tym pamiętać. Po uzyskaniu ustnej akceptacji stanowiska przez wybranego kandydata można zadzwonić do pozostałych kandydatów i poinformować ich o wyniku lub napisać do nich list, w którym zasadniczo stwierdza się, że "niestety w tym przypadku kandydat nie został przyjęty", i oferuje się im informację zwrotną, jeśli sobie tego życzą. Nie wszystkie firmy stosują takie rozwiązanie, niektóre po prostu informują, że jeśli w ciągu dwóch dni nie odezwiemy się do kandydata, to znaczy, że został on odrzucony. To zależy od tego, jak chcesz to zrobić, ale zawsze uprzejmie jest dać komuś znać, zwłaszcza gdy prawdopodobnie siedzi on w napięciu, czekając na telefon.

Papierkowa robota rekrutacyjna

Kandydat ustnie zaakceptował ofertę pracy, ale nic nie jest przesądzone, dopóki nie otrzyma listu z ofertą i nie zaakceptuje jej na piśmie. Zawsze doradzaj kandydatowi, aby nie składał wypowiedzenia w obecnej pracy do czasu otrzymania listu z ofertą; jest to standardowa rada na wypadek, gdyby w międzyczasie wydarzyło się coś, co spowoduje, że oferta nie dojdzie do skutku.

Przed wysłaniem listu z ofertą należy zdobyć referencje dla preferowanego kandydata. Znajdą się one w aplikacji, którą kandydat złożył przed rozmową kwalifikacyjną, lub trzeba będzie o nie poprosić na tym etapie. Następnie do referenta zostanie wysłane pismo z prośbą o przesłanie listu referencyjnego lub wypełnienie krótkiego kwestionariusza referencyjnego; wybór należy wyłącznie do Ciebie.

W zależności od firmy i stanowiska, na które prowadzona jest rozmowa kwalifikacyjna, kandydat może wymagać sprawdzenia oświadczenia o stanie zdrowia oraz kontroli policyjnej. Niektóre stanowiska tego nie wymagają, inne wymagają, a niektóre firmy żądają tego w standardzie. Jeśli są one wymagane, upewnij się, że kandydat otrzymał odpowiednie dokumenty do wypełnienia i uzyskania, a Ty możesz czekać na ich zwrot, oczekując jednocześnie na referencje. Możesz również poprosić kandydata, aby przyszedł do biura i wypełnił wszelkie niezbędne dokumenty, jeśli chcesz przyspieszyć ten proces. W takim przypadku spotkasz się z nimi w recepcji i poprosisz, aby poczekali przy krzesłach, aż będziesz gotowy, aby ich powitać. Po otrzymaniu wszystkich dokumentów, zakładając, że wszystko jest w porządku, można przygotować list z ofertą.

List ofertowy to formalna oferta zatrudnienia skierowana do kandydata, zawierająca nazwę stanowiska, wynagrodzenie, godziny pracy, osoby, którym będzie podlegał, a także oficjalną datę rozpoczęcia pracy. Należy poprosić pracownika o udzielenie pisemnej odpowiedzi z formalnym przyjęciem oferty pracy, aby sfinalizować proces formalności związanych z rekrutacją.

Może się to wydawać długie i czasochłonne, ale upewnienie się, że masz wszystko na piśmie i że wszystkie podstawy zostały uwzględnione, oznacza, że nie naruszysz żadnych aspektów prawa pracy. Wszystko musi być udokumentowane i zapisane w aktach osobowych pracownika. Po rozpoczęciu pracy pracownik otrzymuje również umowę o pracę, którą może sporządzić dział kadr lub Ty, jeśli prowadzisz małą firmę. Jest to dokument prawny, który określa warunki zatrudnienia pracownika, w tym okres wypowiedzenia, jaki musi on złożyć, jeśli chce odejść z pracy.

Na tym etapie jesteś już prawie na miejscu, a Twój nowy kandydat prawie siedzi już w swoim nowym fotelu biurowym! Data rozpoczęcia pracy zależy od długości okresu wypowiedzenia, jaki kandydat musi złożyć w poprzednim miejscu pracy, jeśli takowe posiadał, o co również należy zapytać kandydata w momencie składania oferty pracy. W większości przypadków jest to okres czterech tygodni (jednego miesiąca), ale niektórzy pracodawcy mogą wymagać dłuższego lub krótszego okresu wypowiedzenia. Jeśli kandydat jest obecnie bez pracy, może rozpocząć pracę od razu, co jest dodatkową korzyścią dla Ciebie!

Przygotowania do przyjazdu

W czasie, gdy czekasz, aż nowy pracownik zakończy wypowiedzenie w starej pracy, lub czekasz, aż data rozpoczęcia pracy po prostu nadejdzie, dobrze jest zacząć przygotowywać się na jego pierwszy dzień. Mając wszystko przygotowane w momencie przybycia nowego pracownika, pozwalasz mu na rozpoczęcie pracy i nie musi on czekać na ustawienie haseł w systemach komputerowych, przeprowadzenie szkoleń itp.

Kilka kwestii, którymi warto się zająć w tym czasie, to m.in:

• Dowiedz się, czy pracownik ma jakieś szczególne wymagania dotyczące najlepszych mebli biurowych, które pozwolą mu wykonywać jego zadania, np. czy ma jakieś problemy zdrowotne lub jest niepełnosprawny. Jako pracodawca jesteś odpowiedzialny za wprowadzenie zmian na stanowisku pracy, jeśli dana osoba ma szczególne problemy, aby umożliwić jej wykonywanie swoich obowiązków. Może to być coś tak prostego, jak podnóżek lub większa modyfikacja, ale możesz zadbać o to, aby wszystko było gotowe i na miejscu przed pierwszym dniem pracy.
• Skonfiguruj system informatyczny i upewnij się, że mają dostęp za pomocą hasła.
• Zorganizuj szkolenie wprowadzające, które zwykle odbywa się pierwszego lub drugiego dnia, a także wszelkie szkolenia wymagane na danym stanowisku, np. dotyczące systemów oprogramowania IT.
• Upewnij się, że na czas przybycia pracowników przygotowano wystarczającą liczbę mebli biurowych. Jeśli nie, zawsze można rozważyć krótkoterminowy wynajem mebli biurowych.
• Przygotuj pakiet świadczeń socjalnych dla pracowników, upewniając się, że jest on taki sam jak dla wszystkich innych.
• Poinformuj obecnych pracowników o przybyciu nowego pracownika i terminie, w którym mogą się spodziewać jego przybycia.
• Dobrym pomysłem może być wyznaczenie mentora, który będzie pomagał nowemu pracownikowi w pierwszych tygodniach, np. kogoś, kto będzie zadawał pytania dotyczące roli i pomagał w oprowadzaniu go po firmie. Należałoby także poinformować tę osobę i sprawdzić, czy jest zadowolona z przyjętej roli!

Pierwszego dnia należy umówić się z nowym pracownikiem w centralnym miejscu, zwykle odbierając go z recepcji. Dobrym sposobem na uspokojenie nerwów pierwszego dnia jest zabranie go do mebli wypoczynkowych i na kawę, powitanie go w biurze i poinformowanie o tym, co dla niego przygotowałeś, np. o szkoleniu wprowadzającym i poinformowanie go, czy zdecydowałeś się wyznaczyć mu nieformalnego mentora.

Zawsze pamiętaj, że pierwszy dzień w nowej pracy jest przerażający, niezależnie od tego, jak dobrze to ukrywają. Jeśli chcesz pomóc nowemu pracownikowi w szybkim zaaklimatyzowaniu się, musisz zrozumieć ten fakt i pomóc mu w jak najbardziej płynnym przejściu do nowej roli.
Jednym z najprostszych sposobów, aby to osiągnąć, jest po prostu dodanie ludzkiego akcentu - empatii i zrozumienia.

Przemyślenia końcowe

Proces rekrutacji może być długi i długotrwały, a także bardzo czasochłonny, nie wspominając o kosztach, jeśli trzeba ponownie ogłosić nabór, ponieważ za pierwszym razem nie udało się znaleźć odpowiedniego kandydata. Znając cały proces od podszewki i rozumiejąc jego najdrobniejsze szczegóły, można zminimalizować koszty i zakłócenia, a jednocześnie mieć pewność, że efektem końcowym jest fantastyczny nowy talent dla firmy.

Dziękujemy za przeczytanie!