Dokumenty, segregatory, teczki – gdzie je przechować?
W każdym biurze trzeba choć część dokumentów przechowywać w formie papierowej.
Pomimo postępującej komputeryzacji, ciągle jesteśmy zmuszeni przetrzymywać potrzebne dokumenty i ich kopie, czasem nawet przez kilka lat. Jest to spowodowane wieloma przesłankami, m.in. potwierdzeniem na piśmie autentyczności podpisu danej osoby lub też uwag urzędowych. Jednak każdy właściciel biura lub pracownik wie ile miejsca potrzeba, aby przechować wielkie tomy segregatorów i teczek, a czasem również książek, czasopism branżowych i wielu innych dokumentów w formie papierowej, które są potrzebne w trakcie pracy.
Jak wszystko umiejętnie przechowywać, tak by nie przeszkadzało w codziennej pracy, a równocześnie w ten sposób by łatwo można po nie sięgnąć w razie potrzeby?
W bardzo wielu firmach sprawdziły się tradycyjne regały biurowe, wykonane np. z metalu lub drewna, lecz nie zawsze jest miejsce aby je ustawić. Zdarza się też, że ilości regałów jakie mamy są niewystarczające na ilość dokumentów jakie są generowane w biurze i powoli segregatory zaczynają zajmować podłogę, inne biurka, szafy itp., czyli po prostu robi się nieporządek.
Jak sobie z tym radzić?
Zastanówmy się czy na pewno nie dysponujemy większą ilością miejsca na regały. Może są przestrzenie i pomieszczenia których wcześniej nie braliśmy pod uwagę, np. korytarze lub miejsca pod oknem poniżej parapetu. W korytarzu można umieścić w szeregu nawet kilka czy kilkanaście regałów lub szaf zamykanych na klucze. Jest to dobre miejsce na dokumenty po które nie sięgamy często, np. zarchiwizowane. W okolicy okien można umieścić półki pod parapetami jeśli nie ma tam grzejników lub też na pustej przestrzeni pomiędzy dwoma oknami.
Przemyślmy też przestrzeń nad biurkiem, czy tutaj nie da rady umieścić kilku dodatkowych półek, tak by trzymać tam bardziej używane przedmioty czy segregatory. A schody? Czy ktoś pomyślał o wykorzystaniu pustej przestrzeni pod schodami na biblioteczkę z regałami?
Jest to świetne rozwiązanie dla przechowywania nie tylko segregatorów, ale też książek, kodeksów i czasopism.
